Aufgaben verteilen

Man kann sich nicht alles merken. Muss man auch nicht!

Geht es Ihnen auch so, dass der Tag definitiv zu wenig Stunden hat, um alles zu erledigen, was auf Ihrem Zettel steht? In unserer komplexen und immer schneller werdenden Welt müssen zu viele Dinge gleichzeitig bearbeitet werden. Und es scheint, als käme immer mehr dazu. Dabei sollte doch eigentlich die Behandlung Ihrer Patienten an erster Stelle stehen.

Verwaltungsprozesse werden immer umfangreicher und die eigentliche Behandlung tritt immer mehr in den Hintergrund. Zählt man 2 und 2 zusammen, wird schnell klar: Schafft man es nicht, die Kosten für die Verwaltungsprozesse zu senken, fressen sie die gesamte Rendite auf. Umso wichtiger ist es, dass man an den Stellen standardisiert und automatisiert, wo dies (schnell und einfach) möglich ist.

Ich möchte Ihnen ein Beispiel vorstellen, mithilfe dessen Sie garantiert sofort Ihren Verwaltungsaufwand reduzieren können.

Koordination von Aufgaben

Praxisteams haben ihre täglichen Aufgaben in der Regel sehr gut im Griff und es kommt selten vor, dass hierbei etwas vergessen wird. Aufgaben, die nicht täglich anfallen, sondern quartalsweise oder jährlich erledigt werden müssen werden hingegen leichter vergessen. Darunter fallen Tätigkeiten, wie das Validieren von Aufbereitungsgeräten (RDG), das Durchführen von Unterweisungen, die Erneuerung von Zertifikaten u.v.m.

Übersieht man etwas, hat das nicht unbedingt direkten Einfluss auf den Praxisalltag. Steht allerdings eine Prüfung an, ist es für die Zahnarztpraxis oft unmöglich, die versäumten Aufgaben kurzfristig und lückenlos nachzuholen.

Die Koordination von Aufgaben stellt das gesamte Praxisteam vor eine besondere Herausforderung. Alles was dazu beiträgt, Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, an wichtige Aufgaben zu denken und eigenverantwortlich zu erledigen, ist deshalb für die Zahnarztpraxis überaus wertvoll.

Durch das Standardisieren und Automatisieren wiederkehrender Aufgaben lassen sich enorm viel Zeit und Energie sparen. Lassen Sie uns anschauen, was dazu erforderlich ist.

Aufgaben standardisieren und automatisieren

Aufgabe beschreiben
Wenn eine Aufgabe in ihrem Ablauf stets identisch wiederholt werden muss, ist es sinnvoll, sich einmal die Mühe zu machen, alle Arbeitsschritte sorgfältig zu beschreiben.

Arbeitsschritte formulieren
Teilen Sie die Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte, die möglichst kurz und knackig die zu erledigenden Anweisungen auf den Punkt bringen. Geben Sie Hintergrundinformationen, wenn diese dabei helfen, die Arbeitsschritte besser zu verstehen.
Aber Vorsicht! Es ist kräfteraubend, wenn man in den Informationen zunächst die eigentlichen To-dos von den Informationen trennen muss. Nutzen Sie daher unterschiedliche Felder für Anweisungen und Notizfelder für Hintergrundinformationen.

Notwendige Arbeitsgrundlagen beilegen
Eine Aufgabe kann am besten erledigt werden, wenn der zuständigen Person alle Informationen vorliegen. Gibt es Unterlagen oder Dateien, die Sie anhängen können? Dann tun Sie es!

Bspw. hilft es einem Mitarbeiter bei der Terminierung der Validierung sehr, wenn er die Rechnung der letzten Validierung einsehen kann. Darauf stehen in der Regel die Kundennummer der Praxis, der Ansprechpartner der Firma und die Kosten, die beim letzten Mal angefallen sind. Der Mitarbeiter kann sich an diesen Punkten orientieren und die Aufgabe schnell erledigen.

mindmaxx bietet über das Aufgabencockpit die Möglichkeit, für eine Aufgabe einzelne Aufgabenschritte festzulegen und relevante Dateien mit anzuhängen. So können Mitarbeiter ohne erneutes Nachfragen die delegierte Aufgabe erledigen.

Zuständigkeit festlegen
Jede Aufgabe sollte einem Zuständigen zugeordnet werden. Was passiert aber, wenn der bisher zuständige Mitarbeiter nicht mehr in der Praxis ist? In der Regel muss viel Aufwand betrieben werden, um alle Aufgaben einem neuen Mitarbeiter zu übertragen.
Daher empfehlen wir, Aufgaben nicht Personen, sondern Rolleninhabern zuzuweisen.

mindmaxx fängt diese Herausforderung damit auf, dass im Programm alle Aufgaben immer einer Rolle zugeordnet sind. Scheidet eine Person mit einer bestimmten Rolle aus, wird die offene Rolle einem anderen Mitarbeiter zugewiesen und alle Aufgaben gehen vollautomatisch an den neuen Mitarbeiter über.

Fristen definieren
Jede Aufgabe sollte eine festgelegte Frist enthalten. Fristen dienen dazu, dass die Verbindlichkeit der Aufgabe steigt. Aufgaben ohne Deadline werden oft begonnen, aber nicht zu Ende gebracht. Es scheint fast immer noch ausreichend Zeit dafür zu geben. Fertigstellungsfristen bringen Druck auf den Kessel! Deshalb sollte jede Aufgabe immer eine Fertigstellungsfrist aufweisen.

Bearbeitungsfrist festlegen
Manchen Menschen fällt es schwer einzuschätzen, wann mit einer Aufgabe begonnen werden muss, um rechtzeitig fertig zu werden. So passiert es gerne mal, dass eine Aufgabe erst eine Stunde vor Einreichen angefangen wird, weil man glaubt, für die Bearbeitung nur eine Stunde zu benötigen. Tauchen dann unerwartete Hindernisse auf, kann die Frist nicht mehr eingehalten werden. Daher sollte in der Aufgabe ein Hinweis für den Bearbeitungsbeginn einfügt werden.

mindmaxx unterscheidet über das Aufgabencockpit die Fertigstellungsfrist und den Zeitpunkt wann mit der Bearbeitung der Aufgabe begonnen werden soll. Ein Erinnerungsfenster ermahnt den Mitarbeiter über ein gelbes Ampelsymbol: „Achtung, der Zeitraum zur Aufgabenbearbeitung beginnt“. Erst wenn der Bearbeitungszeitraum abläuft, wechselt das Ampelsymbol auf Rot und weist darauf hin: „Achtung, Du hast die Fertigstellungsfrist überschritten“. Dadurch werden Aufgaben nicht nur nicht mehr vergessen, sondern Mitarbeiter gleichzeitig in die Lage versetzt, Aufgaben im angegebenen Zeitraum eigenständig zu erledigen.

Fazit

Verwaltungsprozesse, die keine direkten Umsätze erzielen, sind in der Zahnarztpraxis durch den Bürokratieumfang mittlerweile so teuer, dass dadurch die ganze Rendite zerstört wird. Es empfiehlt sich daher unbedingt, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren und zu automatisieren, um diese Kosten zu senken.
Nutzen Sie die Möglichkeit, sich das Aufgabencockpit live anzusehen. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen und entscheiden Sie anschließend, ob das Aufgabencockpit auch in Ihrer Praxis ein Gewinn bringt oder ob Sie diesen lieber anderen Praxen überlassen wollen.

Raissa Yassine (M.A. Sozial- und Organisationspädagogik)
Raissa Yassine hat 1998 mit Qualitätsmanagement begonnen – damals noch für Gastronomien. Über einen anschließenden Bachelor und Masterstudium hat sie sich im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement spezialisiert und unterstützt mindmaxx seit 2013 als Praxisberaterin, Teamcoach und Referentin.