SMART-Prinzip

Wer versagt zu planen, der plant zu versagen!

 

Wie Sie das SMART-Prinzip bei Ihrer Planung unterstützt.

 

Herr Dr. Kluge hatte im vergangenen Jahr seine Behandlungen so optimiert, dass im Laufe des Tages Kapazitäten frei geworden sind und weitere Behandlungen bequem durchgeführt werden können. Er hat sich zum Ziel gesetzt die gewonnene Zeit mit weiteren Behandlungen aufzufüllen. Ein halbes Jahr später war die Praxis jedoch keinen Schritt weiter. Nun fragt sich Herr Dr. Kluge, woran das liegen könnte und wie die Praxis schließlich ihr Ziel erreicht.

 

Mir ging es früher häufig genauso – ich nahm mir etwas vor, war hoch motiviert, und am Ende hatte ich nicht mal den ersten Schritt getan.

 

Bald fiel mir auf, dass ich immer dann nichts unternahm, wenn das Ziel zu schwammig war und es viel Spielraum für Interpretationen gab. Umgekehrt ging ich mit Begeisterung an die Umsetzung, wenn ich genau wusste, was zu tun ist und dabei die erwünschten von den unerwünschten Ergebnissen unterscheiden konnte. Das funktioniert bei mir immer dann am besten, wenn ich in der Planungsphase des PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) sorgfältig vorgehe. Dabei unterstützen Modelle, an denen ich mich schrittweise entlang arbeiten kann.

 

 

Das hat mir geholfen!

 

Bei dem schrittweisen Vorgehen in der Planungsphase hat mir das SMART-Prinzip geholfen.

 

SMART steht für SPEZIFISCH, MESSBAR, AKZEPTIERT, REALISTISCH, TERMINIERT.

 

Ein gutes Ziel ist spezifisch.

 

Man könnte auch sagen, es ist konkret. „Es sollen mehr Patienten behandelt werden“, hat Herr Dr. Kluge definiert. Das geht aber auf vielfältige Weise. Sollen dafür Neupatienten gewonnen oder bspw. Bestandspatienten über regelmäßige Prophylaxe zusätzlich behandelt werden? Beide Ansätze dienen demselben Zweck, haben aber völlig unterschiedliche Maßnahmen zur Folge.

 

Ein gutes Ziel ist messbar.

 

Mehr Patienten behandeln, in dem Neupatienten gewonnen werden ist schon mal spezifisch, aber wie viel sind denn „mehr“? Rein formal ist einer schon mehr als vorher. Ist damit also das Ziel schon erreicht? Ein messbares Ziel das spezifisch ist könnte lauten: „Wir wollen fünf Neupatienten gewinnen und damit unsere freien Behandlungskapazitäten füllen.“

 

Ein gutes Ziel ist akzeptiert.

 

Herr Dr. Kluge will fünf Neupatienten gewinnen aber die Mitarbeiter stehen nicht dahinter? Es gibt Ziele, die passen besser zum Team als andere. Vielleicht ist es doch die bessere Wahl, die gewonnene Zeit mit Zusatzbehandlungen für Bestandspatienten zu füllen. Denn wenn das Team nicht hinter dem Ziel steht, braucht Herr Dr. Kluge eine Alternative, sonst sind alle nur frustriert.

 

Ein gutes Ziel ist realistisch.

 

In der Woche einen halben Tag für alle Prophylaxe-Termine einrichten, und in diesen vier Stunden alle Patienten behandeln? Das wird nicht funktionieren! Ob ein Ziel realistisch ist, setzt sich dadurch zusammen, welchen Anspruch man hat und wie viel Ressourcen für die entsprechende Umsetzung bereitgestellt werden können. Herr Dr. Kluge braucht ein Ziel, dass sein Team auch erreichen kann.

 

Ein gutes Ziel ist terminiert.

 

Herr Dr. Kluge möchte in der nächsten Zeit zehn zusätzliche Patienten mit einer Prophylaxe-Behandlung versorgen? Wann genau ist denn diese „nächste Zeit“? Wann soll mit den Maßnahmen begonnen werden, wie viel Zeit darf sich das Team für die Umsetzung nehmen und wann wollen sie fertig sein? Gerade bei Zeit- und Mengenangaben sind konkrete Zahlen wichtig.

 

Das formulierte SMART-Ziel könnte also lauten: Wir wollen in drei Monaten bei zehn zusätzlichen Patienten eine Prophylaxe-Behandlung durchführen und damit unsere freien Kapazitäten füllen.

 

 

Ergänzungen zum SMART-Prinzip

 

Seit einigen Jahren gibt es Stimmen, die das SMART-Prinzip für unvollständig halten, weil trotzdem manchmal unvorhergesehen Hindernisse auftauchen. Die aus meiner Sicht wichtigsten Punkte, die es zum SMART-Prinzip zu ergänzen gibt, will ich Ihnen gerne vorstellen.

 

Ein gutes Ziel ist ökonomisch.

 

Für die Prophylaxe-Behandlungen müsste Herr Dr. Kluge einen zusätzlichen Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen einstellen, und am Ende zahlt er noch drauf? Dann stehen die Maßnahme und das Ziel nicht im Verhältnis. Er sollte prüfen, an welcher Stellschraube er nachjustieren kann, damit es passt. Vielleicht möchte ein Mitarbeiter zur Prophylaxe-Assistentin ausgebildet werden.

 

Ein gutes Ziel ist ethisch.

 

Herr Dr. Kluge möchte zwar mehr Prophylaxe-Behandlungen anbieten, ist aber gar nicht überzeugt, dass seine derzeitige Prophylaxe-Assistentin mit der Mehrarbeit zurechtkommt? Dann steckt er in einem Wertekonflikt. Wenn er die Leistung seiner Mitarbeiterin anzweifelt, sollte er sich überzeugen, dass die Leistungen seinen Qualitätsansprüchen entsprechen, indem er mit ihr spricht und ihr die erforderliche Unterstützung bietet.

 

 

Kontinuirlicher Verbesserungskreislauf (PDCA-Zyklus)

 

Herr Dr. Kluge kann nun, nachdem er sein Ziel definiert hat, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess nutzen, um sich auch während der Umsetzung immer wieder zu vergewissern, dass er noch das ursprüngliche Ziel verfolgt.

 

Da Dr. Kluge sein Ziel nun konkret formuliert hat, können auch alle seine Mitarbeiter erkennen, ob sie sich noch auf dem richtigen Weg befinden.

 

Nach drei Monaten spreche ich Herrn Dr. Kluge wieder. Und raten Sie mal, was er mir erzählt. Es sind noch keine zehn Bestandspatienten für die regelmäßigen Prophylaxe-Behandlungen gewonnen, aber immerhin sieben. Trotzdem sind die Behandlungszeiten fast ausgeschöpft. Das Team möchte das Ziel von zehn Patienten erreichen, doch Herr Dr. Kluge sagt mir, er ist bereits jetzt zufrieden und will sein Team vor Überarbeitung schützen. Er hat nun sein anfängliches Ziel umformuliert:

 

„Wir wollen in drei Monaten bei maximal zehn zusätzlichen Patienten eine Prophylaxe-Behandlung durchführen, um die freien Behandlungskapazitäten zu füllen.“

 

Nebenziel: unsere Qualität, unser Spaß bei der Arbeit und die Möglichkeit, uns ausruhen zu können sind uns ebenso wichtig, weshalb wir immer beide Bereiche bei der Zielerfüllung im Auge behalten und ggf. unser anfängliches Ziel herunter- oder heraufsetzen.

 

 

Fazit

 

Ein gut formuliertes Ziel ist ein entscheidender Faktor, um den Weg richtig abzustecken. Vor allem im Team ist es wichtig, dass man so wenig Spielraum wie möglich für eigene Interpretationen zulässt. Sonst ist Frust vorprogrammiert. Um auch unerwarteten Hindernisse souverän begegnen zu können, ist neben der genauen Zielformulierung eine zielführende Strategie von Bedeutung. Dabei können Ihnen gute Werkzeuge eine wertvolle Unterstützung bieten und den Erfolg positiv beeinflussen.

Raissa Czepurnyi (M.A. Sozial- und Organisationspädagogik)
Raissa Czepurnyi hat 1998 mit Qualitätsmanagement begonnen – damals noch für Gastronomien. Über einen anschließenden Bachelor und Masterstudium hat sie sich im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement spezialisiert und unterstützt mindmaxx seit 2013 als Praxisberaterin, Teamcoach und Referentin.