Wie das Pareto Prinzip bei der QM-Dokumentation helfen kann

Die Anforderungen, die durch die Gesetze, Richtlinien und Vorschriften von Praxisteam verlangt werden, empfinden viele als unangemessen. Sie möchten ihre wertvolle Zeit ihrer Patientenbehandlung widmen und sich nicht von lästiger Dokumentation behindern lassen.

Ist Qualitätsmanagement tatsächlich eine Belastung?

Beim Qualitätsmanagement geht es gerade darum, Anforderungen mit möglichst wenig Zeit- und Energieaufwand zu erfüllen. Mit anderen Worten: Das QM strebt das Gleiche an, wie Sie – Sie sollen Ihre Hauptaufgaben machen. Dokumentation muss eine Nebentätigkeit bleiben.

Problem Zeitmanagement

Eines der häufigsten Probleme in der Praxis ist das Zeitmanagement. Das Problem ist nicht, dass zu wenig Zeit für alle anfallenden Dinge zur Verfügung steht. Das Problem ist, dass die vorhandene Zeit nicht sinnvoll aufgeteilt wird. Ein bekanntes Beispiel ist folgendes: In der Praxis läuft etwas nicht nach den Vorgaben, und als Maßnahmen zur Lösung wird ein Mitarbeiter bestimmt, einen Prozess zu schreiben, in dem der korrekte Ablauf beschrieben wird. Ist das sinnvoll?
Was hat die Praxis damit gewonnen? Läuft es nach Fertigstellung des Prozesses auf einmal reibungslos? Selbst wenn dem so wäre; wie viel Zeit hat der Mitarbeiter damit verbracht, diesen Prozess zu schreiben?
In der Regel ist das Erstellen eines Prozesses für jeden Mitarbeiter eine Herausforderung. Struktur, Wortwahl, Aufbau, Einbettung in vorhandene Prozesse – das alles ist nicht ganz trivial. Nicht selten benötigt ein Mitarbeiter bis zur Fertigstellung mehrere Stunden, manchmal sogar Tage.

Lösung Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel, kommt aus dem Zeitmanagement. Das Prinzip besagt, dass oft schon mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreicht werden kann. Man könnte auch sagen: Es gibt Maßnahmen, die nur wenig Aufwand benötigen, auf der anderen Seite aber den Großteil der Probleme lösen.

Welche 20% sind das in unserem Beispiel?

Ein Prozess ist ein Dokument, das komplexe Zusammenhänge sichtbar macht. Neben den einzelnen Arbeitsschritten werden Verantwortlichkeiten und Schnittstellen aufgezeigt. Ein komplexes Gebilde.
In vielen Fälle ist ein Prozess aber gar nicht notwendig. Wenn etwas nicht läuft, sind es oft Aufgaben oder Arbeitsschritte, die schlicht und einfach vergessen wurden. Ein schriftlicher Prozess löst Ihr Problem vielleicht, aber mit weniger Aufwand könnten Sie in einem Bruchteil der Zeit schon ganz viele Probleme in den Griff bekommen (also mit 20% Einsatz 80% Ergebnis – Pareto).
Fangen Sie mit einer Checkliste an. Diese ist in 10 – 30 min. erstellt und beinhaltet meist genau die Punkte, die es braucht, um die wichtigsten Punkte nicht mehr zu vergessen.
Wenn sich anschließend zeigt, dass es an der ein oder anderen Stelle immer noch zu Fehlern kommt, fügen Sie Details an den entsprechenden Stellen ein. Gehen Sie immer schrittweise vor.

Die Vorteile liegen auf der Hand

• Sie machen nur, was wirklich sinnvoll ist und frustrieren sich nicht mit Arbeit, die am Ende vielleicht gar nichts bringt.
• Sie sehen früher, ob Ihre kleine Maßnahme schon ausreicht, oder es einen weiteren Ansatz braucht.
• Sie bekommen ein viel besseres Verständnis dafür, woran es in der Praxis hackt und können sich diese Erfahrung für andere Abläufe zunutze machen.
• Sie investieren viel weniger Zeit und kommen schneller zu einem akzeptablen Ergebnis. Oft kann man nämlich mit den letzten 20%, die noch fehlen, gut leben.

Zusatztipp

Behalten Sie die Checkliste nur so lange im Einsatz, wie sie wirklich gebraucht wird. Wenn die Mitarbeiter und Kollegen die Abläufe verinnerlicht haben, ziehen sie die Checkliste wieder aus dem Verkehr. Es gibt nichts Schlimmeres, als etwas dokumentieren zu müssen, was „klar“ (geworden) ist. Das führt nämlich zu Frust und wirkt dem QM-Gedanken entgegen.
mindmaxx ist ein QM-System, das genau auf die Herausforderungen des Praxisalltags abgestimmt wurde und Sie wirksam bei der Verwaltung der Dokumente unterstützt. In mindmaxx können Sie z. B. Dokumente auf den Status „inaktiv“ setzen. Sie löschen das Dokument nicht, wenn es ausgedient hat, sondern setzen es lediglich auf inaktiv. So können Sie es bei Bedarf einfach wieder „aus dem Ärmel ziehen“ und erneut in Umlauf bringen.

Raissa Czepurnyi (M.A. Sozial- und Organisationspädagogik)
Raissa Czepurnyi hat 1998 mit Qualitätsmanagement begonnen – damals noch für Gastronomien. Über einen anschließenden Bachelor und Masterstudium hat sie sich im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement spezialisiert und unterstützt mindmaxx seit 2013 als Praxisberaterin, Teamcoach und Referentin.